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Da qualche anno a questa parte, soprattutto con l'avvento della Pandemia da Covid-19, il controllo degli accessi all’interno dei locali dell’azienda è diventato un aspetto critico e più che mai fondamentale per garantire la sicurezza degli avventori. Viviamo oggi, infatti, in un momento in cui alle aziende viene richiesto di controllare le entrate e le uscite, oltre al Green Pass dei visitatori di cui abbiamo parlato in un recente articolo.

Le visite aziendali sono da sempre soggette a controllo, per questioni legate soprattutto alla sicurezza. Da sempre, di fatto, questo processo è stato gestito in modalità cartacea. Modalità che possiamo considerare ormai del tutto obsoleta e problematica. Questa porta con sé, infatti, un dispendio di tempo per dipendenti e visitatori non indifferente; i registri spesso non sono rapidamente accessibili e i dati poco gestibili sul lungo periodo: pensiamo, ad esempio, se dovessimo recuperare le informazioni circa un contatto con persone affette da Covid-19, con un elenco cartaceo questa operazione può senz'altro risultare problematica.  

Gestione più accurata dei contatti

La pandemia ha posto, pertanto, un nuovo modo di pensare e gestire anche questo aspetto della vita in azienda e delle relazioni interpersonali, agevolando così una gestione più accurata e attenta dei contatti diretti.

L’azienda, infatti, oggi sente forte la necessità di ridurre al minimo gli scambi interpersonali in presenza, a risalire facilmente ai visitatori e dipendenti presenti in una data/ora specifica e a effettuare dei controlli per rispondere alla normativa vigente.

Hola! L’app di gestione delle visite in azienda

Softeam propone una nuova applicazione: Hola!, l’app per gestire in modo semplice e veloce le visite aziendali, disponibile in versione client server o in versione cloud.

L’app, studiata appositamente per essere utilizzare in un tablet all’interno di un totem posto all’ingresso dei locali per gestire entrata e uscita, consente di selezionare la lingua e più in dettaglio:

L'interfaccia utente, permette di:

  • inserire dati tramite lettura del QR code di una visita prenotata;
  • inserire manualmente i dati per una visita non prenotata;
  • prendere visione dei documenti relativi alla policy aziendale (privacy, sicurezza…);
  • leggere il QR code per registrare l’uscita dai locali aziendali.

 

L'interfaccia dedicata all’admin, soprattutto in fase di controllo contatti stretti, consente di:

  • inserire una nuova visita;
  • stampare il badge per l’utente in visita;
  • visualizzare il registro delle visite, dell’anagrafica relativa agli utenti e la lista dei contatti interni;
    Dispositivi_Hola_Softeam

Inoltre, molto importante per rispondere alla normativa di controllo, l’admin può visualizzare i dati statistici su tutti gli accessi in azienda, nonché modificare le impostazioni relative alla configurazione, documenti, tipologia di badge, ecc.

Il nuovo software paper free è semplice e intuitivo sia per l’utente sia per l’admin, con interfaccia personalizzabile, tramite la generazione di un QR code stampato sul badge di ogni visitatore che ne registra l’ingresso, l’uscita e i contatti interpersonali avvenuti in azienda.

Utilizzare l’applicazione Hola! consente all’azienda di risparmiare tempo e, grazie a una modalità più smart, di gestire gli accessi e avere a disposizione dati fondamentali in fase di controllo o di ricerca specifica sui contatti interpersonali diretti.

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