Come automatizzare l’inserimento degli ordini clienti nell’ERP con l’intelligenza artificiale

L’inserimento manuale degli ordini clienti è ancora un’attività quotidiana per molte aziende manifatturiere. PDF da leggere, codici articolo da interpretare, quantità, prezzi e sconti da verificare: ogni cliente utilizza documenti e convenzioni differenti, ma tutte le informazioni devono essere riportate correttamente nell’ERP.
Un processo ripetitivo che richiede tempo e attenzione, con il rischio che un errore di trascrizione abbia conseguenze sulla produzione, sulle consegne e sulla fatturazione.

E se l’intelligenza artificiale potesse occuparsi della lettura e della preparazione degli ordini, lasciando alle persone soltanto la verifica finale?

È questo l’obiettivo di Helios EOS, la soluzione Softeam che automatizza l’acquisizione degli ordini clienti e ne prepara l’inserimento nell’ERP Helios.

Nelle aziende manifatturiere, l’ufficio ordini rappresenta un collegamento fondamentale tra clienti, commerciale, produzione e amministrazione.
Ogni ordine contiene informazioni che devono essere interpretate e riportate correttamente nel sistema gestionale: dati del cliente, articoli, quantità, prezzi, sconti e date di consegna.
Quando queste informazioni arrivano attraverso documenti non standardizzati, l’operatore deve svolgere una serie di attività ripetitive:

• aprire e leggere i documenti, individuando i dati necessari.
• identificare il cliente, verificando che corrisponda all’anagrafica presente nell’ERP.
• abbinare i codici articolo, che possono essere diversi da quelli utilizzati internamente.
• inserire quantità, prezzi e sconti, prestando attenzione anche agli sconti in cascata.
• controllare i dati, confrontando quanto digitato con il documento originale.

Il tempo impiegato per queste operazioni aumenta con il numero degli ordini e con la varietà dei formati ricevuti.
Ma soprattutto aumenta il rischio di errori di trascrizione.
La soluzione non è necessariamente chiedere ai clienti di cambiare il modo in cui inviano gli ordini. È possibile intervenire sul processo interno, automatizzando le operazioni di lettura e inserimento.

L’intelligenza artificiale permette di analizzare documenti strutturati e non strutturati, riconoscere informazioni rilevanti e trasformarle in dati utilizzabili da un software gestionale.
Nel caso degli ordini clienti, questo significa poter leggere un PDF o il testo di un’email e identificare elementi come:

• ragione sociale e dati identificativi del cliente
• numero e data dell’ordine
• codici e descrizioni degli articoli
• quantità e unità di misura
• prezzi e sconti
• date di consegna e destinazioni
• eventuali note associate al documento

Questa tecnologia, però, deve essere integrata con le regole e le anagrafiche del sistema ERP.
Riconoscere una riga d’ordine non basta: occorre capire a quale cliente e a quale articolo del gestionale corrisponde.
Ed è proprio su questa integrazione tra lettura intelligente dei documenti, abbinamento dei dati e controllo umano che si basa Helios EOS.

EOS significa Extract, Organize, Submit: estrarre, organizzare e sottoporre alla conferma.
La soluzione utilizza un motore di intelligenza artificiale per leggere i documenti inviati dai clienti, riconoscere le informazioni necessarie e predisporre l’ordine da inserire in Helios.
Il processo si sviluppa in cinque fasi.

1. Acquisizione degli ordini dalle email

Helios EOS può leggere le email non ancora elaborate presenti nella cartella degli ordini di Outlook.
Il sistema raccoglie i PDF allegati e, quando l’ordine è contenuto direttamente nel messaggio, può acquisire anche il testo dell’email.
Le comunicazioni elaborate vengono spostate in una cartella dedicata, mantenendo organizzato il flusso di lavoro.
EOS è inoltre in grado di riconoscere e scartare documenti duplicati, anche quando presentano nomi di file differenti.
L’elaborazione può essere avviata manualmente oppure programmata a intervalli regolari.

2. Lettura dei PDF e riconoscimento dei dati

Gli ordini possono arrivare in formati differenti: PDF generati da altri gestionali, documenti scansionati o file che contengono informazioni anche sotto forma di immagini.
EOS è progettato per leggere queste tipologie di documenti e riconoscere le informazioni necessarie alla registrazione dell’ordine.
Quando un file è illeggibile, danneggiato o protetto da password, il sistema segnala il problema e indica come intervenire.
Questo permette di individuare le anomalie già nella fase di acquisizione, prima che il documento arrivi alla conferma.

3. Identificazione del cliente e abbinamento degli articoli

Una delle attività più delicate nell’inserimento degli ordini riguarda la corrispondenza tra le informazioni ricevute e quelle presenti nel gestionale.
Un cliente, per esempio, può utilizzare codici articolo diversi da quelli dell’azienda fornitrice.
Helios EOS affronta il problema attraverso diversi meccanismi di riconoscimento.
Per identificare il cliente, utilizza partita IVA o codice fiscale, anche quando sono scritti in formati differenti. Se queste informazioni non sono disponibili, può ricorrere alla ragione sociale, segnalando gli abbinamenti da verificare.
Per riconoscere gli articoli, il sistema considera:

• gli abbinamenti già confermati in precedenza.
• i codici articolo, anche in presenza di differenze nella formattazione.
• le descrizioni dei prodotti.

Le righe senza codice possono essere associate agli articoli generici previsti, mentre quelle puramente descrittive possono essere trattate come commenti.
EOS riconosce inoltre informazioni come quantità, prezzi, unità di misura, date di consegna e sconti in cascata.

4. Verifica automatica e segnalazione delle anomalie

Una volta acquisiti i dati, EOS esegue controlli su importi di riga, totali, quantità, sconti e codici articolo.
Le eventuali anomalie vengono evidenziate attraverso segnalazioni visive, permettendo all’operatore di concentrarsi sugli elementi che richiedono attenzione.
Il sistema impedisce inoltre la conferma degli ordini incompleti.
Per esempio, un cliente non identificato, un articolo non abbinato o una quantità non valida possono bloccare il passaggio successivo.

L’obiettivo non è eliminare il controllo, ma renderlo più rapido e mirato.

5. Conferma dell’ordine e inserimento in Helios

Terminata l’elaborazione, l’operatore accede a una schermata di verifica.
Da un lato trova i dati riconosciuti dal sistema, che possono essere controllati e modificati. Dall’altro visualizza il PDF originale, con funzionalità di zoom e ricerca.
In questo modo può confrontare le informazioni senza passare continuamente da un’applicazione all’altra.
Solo dopo la conferma dell’operatore, l’ordine viene trasferito in Helios.
I documenti non pertinenti possono invece essere scartati, indicando il motivo, oppure attraverso le regole automatiche previste.

Uno degli aspetti più interessanti di Helios EOS riguarda la gestione degli abbinamenti tra i codici utilizzati dai clienti e gli articoli presenti nell’ERP.
Quando un operatore conferma una corrispondenza, il sistema la memorizza.
Se lo stesso cliente invia un nuovo ordine con quel codice articolo, EOS può utilizzare l’abbinamento già verificato.
Questo significa che, con il progressivo utilizzo della soluzione, diminuisce la necessità di ripetere le stesse verifiche.
Il vantaggio è particolarmente rilevante per le aziende che ricevono ordini ricorrenti dagli stessi clienti, soprattutto quando ciascuno utilizza codifiche differenti.

L’automazione diventa quindi progressivamente più efficace perché valorizza anche il lavoro di verifica svolto dagli operatori.

È una delle domande più importanti per chi valuta l’introduzione dell’intelligenza artificiale nei processi amministrativi.
Nel caso di Helios EOS, la risposta è chiara: nessun ordine entra nell’ERP senza la conferma di una persona.
L’intelligenza artificiale si occupa della lettura e della preparazione dei dati, ma la decisione finale rimane all’operatore.
Il sistema permette inoltre di monitorare lo stato di ogni documento, distinguendo tra ordini da elaborare, da revisionare, confermati, scartati o in errore.
Filtri e cronologia consentono di seguire le diverse fasi del processo, mentre i documenti che presentano errori possono essere sottoposti a una nuova elaborazione.
Questo approccio permette di combinare automazione e supervisione, evitando che l’introduzione dell’AI si traduca in una perdita di controllo sulle informazioni commerciali.

L’utilizzo di Helios EOS interviene su alcuni dei principali problemi che caratterizzano la gestione manuale degli ordini.

Meno tempo dedicato alla trascrizione

L’operatore non deve più ricopiare sistematicamente ogni informazione ricevuta.
Il suo lavoro si concentra sulla verifica dei dati predisposti dal sistema e sulla gestione delle eventuali anomalie.

Minore rischio di errori

I controlli automatici permettono di individuare incongruenze prima della conferma dell’ordine.
Questo riduce il rischio che errori di trascrizione vengano trasferiti alle fasi successive del processo aziendale.

Nessun cambiamento richiesto ai clienti

EOS lavora con i documenti che i clienti già inviano.
Non è quindi necessario chiedere loro di adottare un formato unico o modificare le proprie abitudini di trasmissione degli ordini.

Maggiore continuità nella gestione

La presenza di stati, filtri e cronologia rende visibile l’avanzamento dell’elaborazione.
Le informazioni non rimangono legate esclusivamente al lavoro del singolo operatore, ma vengono gestite attraverso un processo strutturato.

Più tempo per le attività a valore aggiunto

Automatizzare la lettura e la preparazione degli ordini significa liberare tempo da dedicare alle verifiche che richiedono competenza, alla gestione delle eccezioni e al rapporto con i clienti.
È questo il cambiamento più importante: passare dalla digitazione alla verifica.

Quando si introduce l’intelligenza artificiale nella gestione degli ordini, la protezione dei dati commerciali è un requisito fondamentale.
Helios EOS utilizza un approccio che limita il ricorso ai servizi di intelligenza artificiale ai casi in cui sono effettivamente necessari.
I PDF che contengono testo vengono letti direttamente nel sistema locale.
Per i documenti che richiedono un’elaborazione più avanzata, viene utilizzato un servizio di intelligenza artificiale professionale.
Secondo le modalità previste per la soluzione, i dati inviati al servizio non vengono utilizzati per addestrare i modelli e vengono cancellati entro 30 giorni.
Password e chiavi di accesso sono inoltre protette mediante cifratura.
Questa impostazione permette di gestire l’elaborazione dei documenti tenendo conto sia della protezione delle informazioni sia dei costi associati all’utilizzo dell’intelligenza artificiale.

È possibile importare automaticamente ordini ricevuti in PDF?

Sì. Helios EOS acquisisce i documenti ricevuti tramite email, ne riconosce i dati e prepara gli ordini per la verifica e la successiva conferma in Helios.

Funziona anche con gli ordini scansionati?

Sì. EOS può elaborare anche documenti scansionati e informazioni presenti nelle immagini, come quelle contenute nei fogli intestati.

I clienti devono utilizzare un formato specifico?

No. La soluzione è progettata per lavorare con i documenti già utilizzati dai clienti, senza richiedere l’adozione di un modello unico.

Cosa succede se l’intelligenza artificiale riconosce un dato in modo errato?

Le anomalie vengono segnalate durante la verifica. L’operatore può controllare e correggere i dati confrontandoli con il documento originale.

Gli ordini vengono registrati automaticamente senza autorizzazione?

No. Nessun ordine viene trasferito in Helios senza una conferma esplicita dell’operatore.

L’intelligenza artificiale applicata ai processi aziendali produce valore quando risolve problemi concreti.
Per chi gestisce ogni giorno decine di ordini ricevuti in formati differenti, il problema non è la mancanza di informazioni, ma il tempo necessario per leggerle, interpretarle e trasferirle correttamente nell’ERP.
Con Helios EOS, Softeam automatizza le attività ripetitive di acquisizione e preparazione degli ordini, mantenendo il controllo finale nelle mani delle persone.
Il risultato è un processo più strutturato, nel quale gli operatori possono concentrarsi sulle verifiche e sulle decisioni che richiedono davvero la loro attenzione.

EOS estrae, organizza e prepara l’ordine. L’operatore conferma. Helios fa il resto.

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