Produzione su commessa: come integrare distinte, magazzino e controllo dei costi, il caso Agrati AEE

Produrre su commessa significa realizzare prodotti, impianti o macchine sulla base delle esigenze specifiche di ciascun cliente. Anche quando il progetto parte da una configurazione standard, ogni modifica può influire sulle distinte base, sui materiali da acquistare, sulle attività produttive, sui tempi di consegna e sulla marginalità finale.
Per gestire questa complessità, le aziende devono collegare ufficio tecnico, acquisti, magazzino, produzione, amministrazione e direzione. Un ERP per la produzione su commessa consente di riunire dati e processi in un unico sistema, rendendo più semplice controllare materiali, fabbisogni e costi di ogni progetto.

La produzione su commessa è un modello nel quale l’azienda realizza un prodotto sulla base di un ordine specifico. È tipica dei costruttori di macchine e impianti, ma riguarda anche numerose aziende che producono componenti complessi o soluzioni personalizzate.
A differenza della produzione standardizzata, ogni commessa può presentare caratteristiche ed esigenze specifiche, che richiedono un adattamento dei processi aziendali. Le richieste del cliente possono comportare configurazioni differenti, modifiche progettuali e l’impiego di componenti dedicati, rendendo necessario aggiornare le distinte base e organizzare gli approvvigionamenti in funzione delle caratteristiche del prodotto da realizzare.
Anche le lavorazioni possono variare da una commessa all’altra, coinvolgendo attività interne ed esterne, con tempi di esecuzione e costi differenti. Questa variabilità richiede un controllo costante delle risorse impiegate e delle spese sostenute, per verificare che ogni progetto rispetti gli obiettivi economici previsti e mantenga un adeguato livello di redditività.
Una modifica introdotta dall’ufficio tecnico può avere conseguenze immediate sugli acquisti, sulla disponibilità dei materiali e sul costo complessivo del prodotto. Per questo le informazioni non possono essere gestite attraverso sistemi separati o aggiornamenti manuali tra i diversi reparti.

Una delle difficoltà principali è mantenere allineati progetto tecnico, materiali disponibili, attività produttive e dati economici.
Quando le informazioni sono distribuite tra software differenti, fogli di calcolo e comunicazioni interne, diventa più difficile rispondere a domande essenziali. Se lavorate nell’ambito della produzione forse troverete famigliare uno di questi quesiti:

• Qual è la distinta base aggiornata della macchina?
• Quali componenti sono già disponibili?
• Quali materiali devono essere acquistati?
• Dove si trovano gli articoli presenti in magazzino?
• Quanto è stato previsto per la commessa?
• Qual è il costo aggiornato della macchina?
• Le modifiche richieste dal cliente hanno ridotto la marginalità?
• I dati utilizzati dalla direzione coincidono con quelli dei reparti operativi?

Un ERP integrato permette di costruire una base informativa comune e di seguire la commessa dalla configurazione iniziale fino al controllo dei risultati economici.

La distinta base contiene l’elenco dei componenti, dei materiali e dei semilavorati necessari per realizzare un prodotto. Nella produzione su commessa non può essere considerata un documento statico: deve poter essere duplicata, modificata e aggiornata rapidamente in funzione delle richieste del cliente.
Un sistema ERP adatto ai costruttori di macchine deve consentire di gestire le distinte base in modo flessibile, partendo da configurazioni standard o recuperando quelle già utilizzate per commesse precedenti. La possibilità di duplicare strutture esistenti e introdurre varianti, modifiche progettuali o componenti specifici permette di adattare rapidamente ogni distinta alle esigenze del cliente, senza dover ricostruire da zero l’intera configurazione della macchina.
Ogni modifica deve inoltre riflettersi sulla gestione dei fabbisogni, collegando le informazioni tecniche ai processi di acquisto e alle disponibilità di magazzino. In questo modo, l’azienda può individuare i materiali necessari, verificare quelli già disponibili e pianificare gli approvvigionamenti in funzione delle lavorazioni previste.
L’integrazione tra distinte base, acquisti e magazzino permette infine di valorizzare i materiali impiegati e ricostruire il costo complessivo della macchina. Le informazioni diventano così utili non soltanto per organizzare la produzione, ma anche per monitorare l’andamento economico della commessa e valutarne la marginalità.
La gestione integrata evita che una modifica tecnica rimanga confinata nell’ufficio che l’ha introdotta. Le nuove esigenze diventano visibili anche a chi deve acquistare i componenti, verificarne la disponibilità o valutarne l’impatto economico.

Collegare distinta base e magazzino permette di confrontare i materiali necessari per la commessa con le disponibilità effettive.
Il sistema può mostrare:

• quali componenti sono disponibili
• in quale posizione si trovano
• quali quantità sono state movimentate
• quali articoli devono essere riordinati
• quali materiali sono già destinati ad altre attività
• quali fabbisogni devono essere coperti dagli acquisti.

L’integrazione riduce le verifiche manuali, velocizza il reperimento dei componenti e permette di avviare tempestivamente gli approvvigionamenti. Diventa particolarmente importante quando l’azienda utilizza magazzini automatici, che devono comunicare con il gestionale per mantenere allineate ubicazioni, giacenze e movimentazioni.

Il controllo dei costi richiede di collegare alla commessa le informazioni tecniche, logistiche ed economiche generate durante la realizzazione del prodotto.
La valorizzazione delle distinte base e delle movimentazioni di magazzino permette di ricostruire il costo dei componenti impiegati. Queste informazioni possono essere utilizzate per:

• confrontare costi previsti e aggiornati
• verificare l’incidenza dei materiali
• osservare l’andamento dei costi nel tempo
• individuare variazioni significative
• valutare la marginalità di ogni macchina
• aggiornare listini e politiche commerciali
• supportare le decisioni della direzione.

Il controllo della marginalità non avviene quindi soltanto a commessa conclusa. La disponibilità di dati aggiornati consente di osservare l’evoluzione dei costi e comprendere prima quali modifiche potrebbero incidere sul risultato economico.

Agrati AEE è specializzata nella progettazione e nella realizzazione di macchine per la pressofusione, con impianti a camera calda e a camera fredda destinati a diversi settori industriali. Le macchine vengono sviluppate partendo da piattaforme standard, ma sono adattate alle esigenze specifiche di ciascun cliente. Questa elevata personalizzazione richiede un coordinamento continuo tra ufficio tecnico, acquisti, magazzino, amministrazione e direzione, oltre a una gestione rigorosa delle distinte base, degli approvvigionamenti e dei costi. Dopo oltre vent’anni di utilizzo di un gestionale fortemente personalizzato e basato su una tecnologia ormai datata, l’azienda ha scelto Helios ERP di Softeam per uniformare gli strumenti, centralizzare le informazioni e adottare un ambiente più moderno e accessibile. Il progetto ha compreso l’analisi dei processi, la migrazione dei dati, la formazione degli utenti e l’affiancamento operativo durante l’avvio.

In Agrati AEE, Helios ERP è diventato il punto di collegamento tra i principali processi aziendali, permettendo di gestire in modo integrato le informazioni tecniche, logistiche, amministrative ed economiche.
Il sistema consente di gestire le distinte base e le diverse configurazioni delle macchine, partendo da strutture esistenti che possono essere duplicate e modificate in funzione delle esigenze di ogni commessa. Le informazioni sui componenti necessari vengono collegate alla gestione degli acquisti, agli approvvigionamenti e alle disponibilità di magazzino, facilitando il coordinamento tra ufficio tecnico, acquisti e produzione e rendendo più rapido l’avvio delle attività di assemblaggio.
Un ruolo importante è svolto anche dall’integrazione con i magazzini automatici Modula, che permette di gestire le scorte e le movimentazioni dei materiali all’interno dello stesso sistema informativo, rendendo più immediata la verifica delle disponibilità.
Helios supporta inoltre le attività amministrative e contabili, collegando i dati operativi a quelli economici. La possibilità di monitorare i costi delle macchine e analizzare la marginalità offre alla direzione informazioni aggiornate per valutare l’andamento economico della produzione e prendere decisioni più consapevoli.
In questo modo, le informazioni generate dai diversi reparti non rimangono separate, ma contribuiscono a costruire una visione complessiva della commessa, dalla configurazione iniziale della macchina fino al controllo dei costi e della redditività.

L’integrazione tra Helios ERP e i magazzini automatici Modula ha permesso ad Agrati AEE di digitalizzare la gestione delle scorte.
Ogni componente può essere identificato, localizzato e tracciato nel sistema. Gli operatori possono controllare la disponibilità degli articoli, verificarne l’ubicazione e consultarne le movimentazioni. Le segnalazioni di sottoscorta permettono inoltre di individuare i materiali da riapprovvigionare.
La maggiore accessibilità delle informazioni ha semplificato il lavoro quotidiano e ha favorito anche l’inserimento di nuove risorse, che possono trovare più facilmente i dati necessari senza dipendere esclusivamente dalle conoscenze delle persone già presenti in azienda.

La gestione delle distinte base, delle valorizzazioni e delle movimentazioni di magazzino permette ad Agrati AEE di monitorare con maggiore precisione il costo delle macchine realizzate.
La direzione può oggi osservare l’andamento dei costi nel tempo, valutarne l’impatto sulla marginalità e utilizzare i dati per prendere decisioni più consapevoli sui listini e sulle politiche commerciali.
L’integrazione consente quindi di collegare due dimensioni che nella produzione su commessa non possono essere separate: la configurazione tecnica della macchina e il suo risultato economico

La migrazione verso un nuovo ERP non riguarda soltanto la tecnologia. Richiede di comprendere i processi esistenti, trasferire correttamente i dati e accompagnare le persone nell’utilizzo del nuovo sistema.
Nel progetto Agrati AEE, alcuni fattori hanno facilitato il cambiamento:

• processi aziendali già definiti e documentati
• propensione alla digitalizzazione
• analisi preliminare delle modalità operative
• formazione degli utenti
• affiancamento nelle prime settimane
• continuità funzionale con il gestionale precedente
• personalizzazioni sviluppate su esigenze specifiche.

Questo approccio ha permesso agli utenti di assimilare rapidamente il nuovo strumento e di utilizzarlo nelle attività quotidiane.

Un ERP per la produzione su commessa deve mettere in relazione progettazione, distinte base, acquisti, magazzino, amministrazione e controllo di gestione.
La scelta di un ERP per la produzione su commessa non dovrebbe quindi basarsi soltanto sul numero di funzionalità disponibili, ma soprattutto sulla capacità del sistema di rispondere alle esigenze operative dell’azienda. Un gestionale efficace deve consentire di gestire prodotti configurabili e personalizzati, aggiornare rapidamente le distinte base e collegare le informazioni tecniche ai fabbisogni di materiali e agli approvvigionamenti. È altrettanto importante che possa integrarsi con i sistemi di magazzino e favorire la condivisione di dati aggiornati tra i diversi reparti, migliorando il coordinamento delle attività.
Accanto alla gestione operativa, assume un ruolo centrale il controllo economico delle commesse. La possibilità di monitorare i costi e analizzare la marginalità permette infatti di valutare la redditività delle singole macchine e supportare le decisioni aziendali.
Un ulteriore criterio di scelta è infine la flessibilità del sistema, che deve potersi adattare ai processi specifici dell’impresa, senza imporre modalità operative incompatibili con le sue esigenze produttive.
Helios ERP è la soluzione di Softeam progettata per integrare dati, processi e funzioni aziendali in un unico ambiente gestionale. Il caso Agrati AEE mostra come questa integrazione possa sostenere concretamente un’impresa che realizza macchine personalizzate, collegando la gestione operativa della produzione al controllo economico.

Ogni commessa produce informazioni che devono essere condivise tra più reparti. Helios ERP permette di trasformarle in una base comune per gestire distinte, materiali, approvvigionamenti, costi e marginalità.

Contatta Softeam per scoprire come applicare Helios ERP ai processi della tua azienda.