Come gestire offerte complesse con un software CPQ: il caso Brevetti CEA

Nel settore delle macchine complesse, ogni progetto nasce dalle esigenze del cliente. Cambiano configurazioni, componenti, servizi, tempi di consegna e livello di personalizzazione. Questa flessibilità rappresenta uno dei principali elementi distintivi dei produttori di macchine industriali, ma rende anche il processo di offertazione particolarmente complesso.

Quando le informazioni vengono gestite attraverso documenti, fogli di calcolo o conoscenze distribuite tra le persone, aumentano il rischio di errore, i tempi di preparazione delle offerte e la difficoltà di sostenere la crescita dell’azienda.
Per questo sempre più costruttori di macchine speciali scelgono un software CPQ (Configure, Price, Quote), capace di trasformare la configurazione commerciale in un processo strutturato, controllato e scalabile.

A differenza della vendita di prodotti standard, le aziende che realizzano macchine su commessa devono costruire ogni proposta commerciale partendo da numerose variabili.
Ogni offerta può infatti comprendere elementi molto diversi tra loro, che devono essere configurati in modo coerente e compatibile con le esigenze del cliente e con le regole aziendali. Tra questi troviamo:

Configurazioni standard e componenti personalizzati, che permettono di combinare moduli già consolidati con soluzioni sviluppate appositamente per rispondere a specifiche esigenze applicative.

Optional e accessori dedicati, selezionati in funzione delle caratteristiche della macchina, del settore di destinazione o delle richieste del cliente.

Servizi di installazione, collaudo e avviamento, che completano l’offerta e richiedono una pianificazione accurata in base al contesto operativo.

Ricambi e componenti di primo equipaggiamento, spesso inclusi già nella proposta commerciale per garantire continuità operativa e facilitare la manutenzione futura.

Condizioni commerciali dedicate, come scontistiche, termini di pagamento, garanzie o accordi specifici definiti in base al cliente, al mercato o alla tipologia di progetto.

Tempi di consegna differenti, che possono variare sensibilmente in funzione del livello di personalizzazione della macchina, della disponibilità dei componenti e della complessità della commessa.

L’obiettivo non è semplicemente compilare un’offerta, ma costruire una proposta completa, tecnicamente corretta e coerente in ogni sua parte, riducendo il rischio di errori e garantendo un flusso di informazioni affidabile lungo tutto il processo commerciale.
In molti casi il documento finale diventa il punto di raccolta di informazioni provenienti da commerciale, ufficio tecnico, project management e direzione.
Quando questi dati non sono strutturati all’interno di un sistema condiviso, il processo rischia di rallentare, diventando sempre più difficile da gestire all’aumentare della complessità organizzativa.

È proprio questa la situazione affrontata da Brevetti CEA, azienda italiana specializzata nella progettazione e produzione di macchine per l’ispezione visiva dei farmaci iniettabili, oggi presente anche nel settore dell’ispezione delle pelli per il comparto luxury e automotive.
Negli ultimi anni l’azienda ha registrato una crescita significativa, passando da circa 70 a oltre 300 collaboratori e aumentando la produzione da circa 20 a oltre 70 macchine all’anno.
Una crescita di questo tipo ha reso necessario ripensare completamente la gestione delle informazioni commerciali.
L’obiettivo non era semplicemente digitalizzare i documenti, ma trasformare dati, configurazioni e workflow in un patrimonio condiviso, capace di accompagnare ogni fase del processo commerciale.

Per rispondere a questa esigenza Brevetti CEA ha scelto Lyra CRM, Offer & Service Management.
Il sistema gestisce l’intero ciclo commerciale, dalla raccolta delle opportunità fino alla conferma dell’ordine, introducendo workflow approvativi che coinvolgono commerciale, project management e direzione. Ogni fase consolida le informazioni e le rende disponibili agli step successivi, garantendo tracciabilità e coerenza del processo.
Su questa struttura si innesta il configuratore commerciale (CPQ), sviluppato per gestire l’elevata complessità delle macchine di Brevetti CEA, soluzioni altamente personalizzate il cui valore può variare da circa 200-300 mila euro fino a oltre 3,5 milioni di euro.
Il configuratore consente di:

• configurare componenti standard e custom
• includere servizi di installazione, spedizione e ricambi
• costruire offerte complete e coerenti
• guidare il commerciale attraverso configurazioni corrette
• mantenere la massima flessibilità anche per prodotti altamente personalizzati

In questo modo il documento finale non rappresenta più il punto di partenza del lavoro, ma la naturale conseguenza di un processo strutturato e condiviso.
Brevetti CEA è un’azienda italiana specializzata nella progettazione e produzione di macchine di ispezione automatica per il controllo qualità dei farmaci iniettabili. Si tratta di impianti altamente personalizzati, progettati sulle specifiche esigenze dei clienti e caratterizzati da un elevato livello di complessità tecnica. Negli ultimi anni l’azienda ha esteso il proprio know-how anche a nuovi mercati, sviluppando soluzioni per l’ispezione delle pelli destinate ai settori luxury e automotive.

L’esperienza di Brevetti CEA dimostra come un software CPQ possa supportare la crescita senza aumentare la complessità organizzativa.
Tra i principali benefici troviamo:

Standardizzazione del processo di offerta senza limitare la personalizzazione delle macchine, grazie a un configuratore che guida la definizione della soluzione mantenendo tutta la flessibilità necessaria per prodotti altamente customizzati.

Maggiore condivisione del know-how commerciale, perché regole di configurazione, informazioni tecniche e logiche di business vengono strutturate all’interno del sistema e non rimangono patrimonio di singole persone.

Workflow approvativi strutturati e tracciabili, che coinvolgono le diverse funzioni aziendali – commerciale, project management e direzione – garantendo controlli, validazioni e piena visibilità sullo stato di avanzamento delle offerte.

Integrazione con i sistemi aziendali e sincronizzazione delle informazioni, eliminando duplicazioni e consentendo ai diversi reparti di lavorare su dati sempre aggiornati e coerenti lungo tutto il ciclo commerciale.

Maggiore controllo sull’intero processo di vendita, dalla gestione delle opportunità fino alla conferma dell’ordine, con informazioni consolidate a ogni passaggio e facilmente consultabili.

Riduzione del rischio di errori nella configurazione delle offerte, evitando combinazioni non corrette, omissioni o incongruenze che possono rallentare la trattativa o generare criticità nelle fasi successive.

Un processo commerciale più scalabile, capace di sostenere la crescita dell’azienda, l’aumento del numero di configurazioni e l’espansione verso nuovi mercati senza perdere efficienza, controllo e qualità delle offerte.

Quando il numero di configurazioni aumenta e le macchine diventano sempre più personalizzate, il vero vantaggio competitivo non consiste soltanto nella qualità del prodotto, ma anche nella capacità di gestire in modo efficiente il processo commerciale.
L’esperienza di Brevetti CEA dimostra che un software CPQ, pur standardizzando alcuni aspetti, non limita la flessibilità progettuale. Al contrario, permette di trasformarla in un processo strutturato, condiviso e replicabile, capace di sostenere la crescita dell’azienda mantenendo elevata la qualità delle offerte.
Se la tua azienda produce macchine speciali o impianti altamente personalizzati, Lyra CPQ ti aiuta a configurare offerte in modo più rapido, condividere il know-how aziendale e trasformare la complessità commerciale in un processo scalabile.

Vuoi rendere più efficiente il processo di offerta delle tue macchine? Scopri come Lyra CPQ può aiutarti a configurare offerte complesse in modo guidato, integrare i flussi commerciali con i sistemi aziendali e trasformare il know-how della tua organizzazione in un processo strutturato e scalabile. Richiedi una demo personalizzata.